Eine Frage ist immer, wenn Sie etwas delegieren, wird es auch nach Ihren gewünschten Standards erfüllt? Die in meinen Augen allerdings viel wichtigere Frage ist: Was können Sie tun, damit Delegation auch klappt? Deswegen hier ein Leitfaden, wie Delegation besser klappt!

In einer idealen Welt übergeben Sie nur Aufgaben, die auch erfüllt werden können. Wenn eine Aufgabe wichtig ist, ist diese Aufgabe kein Versuchsobjekt, ob jemand sie erfüllen kann. Dann machen Sie es bitte besser selber. Wenn allerdings Mühe und Zeit investiert wird, damit die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Aufgaben meistern können, entstehen daraus starke Teams. Deswegen muss der oder die Verantwortliche sich vorher genau Gedanken machen, was die Aufgabe beinhaltet und was dafür an Qualifikationen benötigt wird.

  1. Ihre Erwartung darf nicht sein, dass die Aufgabe so ausgeführt wird, wie, wenn Sie diese Aufgabe selbst ausgeführt hätten. Enttäuschung wäre vorprogrammiert. Sie müssen sich darüber bewusst sein, dass nicht die gleiche Informationslage vorliegt und dass Sie klar kommunizieren, was Sie als Aufgabe abgearbeitet haben möchten.
  2. Wer bekommt die Aufgabe delegiert? Was kann diese Person, welche Vorbildung und Erfahrung? Natürlich kann hier auch mal ein Thema Ausbildung liegen, aber bei Tätigkeiten, Projekten, etc., die abgearbeitet werden sollen, ist das normal nicht so. 80% aller Delegationen sollten normalerweise erfüllbar sein, nur 20% sollen die annehmende Person „herausfordern“. Wenn Fragen aufkommen, müssen Sie oder Ressourcen verfügbar sein, damit die 20% auch erfüllt werden können.
  3. Geben Sie der Aufgabe das Gewicht, das die Aufgabe verdient. Manche Aufgaben sind weder schön, noch herausfordernd, noch prickelnd. Sie müssen aber trotzdem gemacht werden. Sagen Sie es dann auch so: „Das ist nicht toll, es muss leider gemacht werden, und mir ist es eine Hilfe, wenn es erledigt wird.“ Und wenn eine Aufgabe prickelnd, toll und spannend ist, dann kann sie auch genau so benannt werden.
  4. Geben Sie die Aufgaben an die Personen, die dafür auch die richtigen Personen sind. D.h. überlegen Sie vorher, wer ideal für die Lösung bzw. Abarbeitung ist. Und dann gehen Sie los und geben auch den Grund an.
  5. Zu jeder Delegation gehören drei Eigenschaften: Aufgabe, Budget und Termin. Dieses muss vorher geklärt sein. Sie müssen immer einen Report / Abschlussbericht einfordern (mündlich oder schriftlich) – bei kurzen Aufgaben einen Abschlussbericht oder Erledigungsreport, bei längeren Aufgaben einen Berichtsprozess.
  6. Ist die Aufgabe klar? Geben Sie hierfür Raum und bieten Sie des Weiteren nach einer Eindenk-Frist eine weitere Fragerunde an. Nur dann macht eine Ermutigung Sinn und muss auch erfolgen.

Viel Spaß beim Delegieren!

Herzlich aus dem Norden

Ihr

JPF

Autor: Dr. Jan Peter Firnges

Erstellt: 01/2020