Frohes Neues Jahr – Gesundheit, Frieden und Freude wünsche ich allen.

Sehr viele Menschen nehmen sich vor im Neuen Jahr etwas zu ändern. Dabei wünsche ich viel Erfolg und Durchhaltevermögen, weil „old habits die hard“!

In den letzten 2 Monaten des letzten Jahres wurde mir oft berichtet, dass der Stress doch sehr groß wird und die Kommunikation überfordert.

Wie wäre es da, bei sich selbst anzufangen? Mit einem befreundeten Planungsbüro, das im Themen Arbeiten außerhalb des Büros und Kollaborativesarbeiten spezialisiert ist, haben wir letztes Jahr an einem Email-Knigge gearbeitet und erfolgreich umgesetzt. Hier soll jetzt nicht aufgearbeitet werden, wie für ein Unternehmen ein neues Kommunikationsverhalten eingeführt werden soll, sondern jede einzelne Person kann bei sich anfangen.

So kann eine vernünftige Reihenfolge vor einer Mail sein:

  1. Muss ich diese Mail schicken? Oder liegt es gar nicht in meinem Verantwortungsbereich?
  2. Kann ich auch auf einem anderen Weg den Inhalt transportieren (Jour Fix Meeting oder Call, bei Mittagessen, oder, oder)?
  3. Wer muss diese Mail erhalten? Der „Allen Antworten“ Button sollte so gut wie nie verwendet werden.

Allein durch die erste Frage, kann der Emailverkehr reduziert werden, durch die zweite Mail kanalisieren Sie Information wieder dahin, wo sie eigentlich hingehört, nämlich in den Kopf und nicht unbedingt auf den Rechner (wenn Sie nämlich den Inhalt weitergeben, dann arbeiten Sie kognitiv ganz anders mit der Information – auf keinen Fall danach noch einmal die Mail schicken, sondern vielmehr darauf warten, ob Menschen die Information proaktiv einfordern, dann gerne schicken). Wenn Sie dann doch die Mail schicken, denken Sie über an: und cc: noch einmal nach (ggf. was machen Sie selber mit cc: Mails, die Sie erreichen?).

Sie werden sehen, wenn Sie damit anfangen weniger Mails zu schreiben, dann werden andere folgen. Dann reduziert sich dieses automatisch. Sie gehören ja nicht zu denen, die durch Mails etwas signalisieren wollen? Oder?

Aber nicht jeder Tipp, den Sie für die Reduktion des Emailverkehrs erhalten, macht auch wirklich Sinn. So gibt eine große Beratung den Tipp, Emails erstmal liegen zu lassen, die meisten erledigen sich von alleine. Ist das zielführend?

Also denken Sie über Ihre Kommunikation nach, dann werden andere dieses auch tun.

Herzlich aus dem Norden

Ihr

JPF

Autor: Dr. Jan Peter Firnges

Erstellt: 01/2020